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Person für das Produktmanagement 115 – Teamassistenz (m/w/d) Informationstechnologie, Internet BWL Homeoffice Option 60594 Öffentlicher Dienst, Verwaltung Frankfurt am Main Home Office Eine der Aufgaben der FITKO ist das Management der Produkte des IT-Planungsrats. Der Funktions- und Leistungsumfang der einzelnen Produkte deckt unterschiedliche Bereiche des föderalen IT-Ökosystems ab. Zentrale Anlaufstelle für Verwaltungsfragen aller Art ist die 115. Ob Reisepass, Gewerbeanmeldung oder Wohngeld: Über die bundesweit einheitliche Rufnummer 115 werden die Fragen von Bürger:innen und Unternehmen schnell und kostengünstig geklärt. Über 500 Kommunen, 14 Länder sowie die gesamte Bundesverwaltung nehmen bereits teil. Nach Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes soll die 115 ab 2023 wesentlicher Teil der dann verpfichtenden Online-Verwaltungsleistungen sein. Neben der Ausgestaltung der damit notwendigerweise einhergehenden Anpassungen des Servicespektrums der 115 wird ein weiterer Übergangsprozess im Zentrum Ihrer Arbeit stehen: Im Laufe des Jahres 2022 wird die Geschäfts- und Koordinierungsstelle 115 vom Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat zur FITKO überführt.
Sie sind für die organisatorische Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Gremiensitzungen und Workshops des 115-Verbundes einschließlich Protokollierung und Beschluss-Controlling zuständig. Sie informieren den 115-Verbund über Sachstände und Entscheidungen
Sie koordinieren die internen und externen Kommunikationskanäle der 115 und übernehmen die elektronische Postverteilung
Sie unterstützen die Fachbereiche der 115 bei der Erstellung von Protokollen, Berichten und Dokumentationen sowie der zugehörigen Dokumentenvorlagen
Sie sind für die Ablage und Veraktung von Geschäftsvorgängen, Unterlagen und Protokollen zuständig
Sie pflegen die Kontakte und Verteiler im zentralen Adressmanagement des 115-Verbundes
Sie pflegen die Funktionspostfächer der 115 und fungieren im Rahmen des Kunden- und Teilnehmermanagements als erste Anlaufstelle für Anfragen von Bürger:innen, Teilnehmern des 115-Verbundes und an der Teilnahme Interessierte
Sie verantworten das Termin- und Fristenmanagement der 115
Sie wirken bei der Pfege der Geschäftsprozesse im 115-Verbund und im Produktmanagement 115 mit
Sie begleiten das Onboarding neuer Teilnehmer im 115-Verbund
Sie führen die Beschaffung und Bewirtschaftung von Werbematerialen inklusive Begleitung und Abwicklung der zugehörigen Vergabeverfahren in Zusammenarbeit mit dem Fachbereich Öffentlichkeitsarbeit der 115 durch
Sie unterstützen die Fachbereiche der 115 durch Übernahme weiterer administrativer Aufgaben, z.B. der kontinuierlichen Aktualitätsprüfung von Inhalten im Wissensmanagementsystem der 115, Einrichtung von Zugriffsrechten, etc. Angestellter o. Leitungsfunktion Business Administration Behörden, Kommunen Betriebswirtschaftslehre Assistenz Berufsausbildung Erste (1-2 J.) Langjährige (> 7 J.) Sachbearbeitung Teamassistenz (m/w/d) für das Produktmanagement Deutsch Teamassistenz (m/w/d) für das Produktmanagement 115 Abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau /zum Kaufmann für Büromanagement, zur Verwaltungsangestellten / zum Verwaltungsangestellten oder eine vergleichbare Qualifikation
Sehr gute Kenntnisse und nachgewiesene Berufserfahrung im Bereich Arbeitsorganisation, Sitzungs- und Veranstaltungsmanagement
Sehr gute Kenntnisse im Dokumentenmanagement
Grundkenntisse im Projektmanagement
Gute Kenntnis der öffentlichen Verwaltung in Deutschland, idealerweise durch eigene Berufserfahrung in einer kommunalen Behörde oder einem Servicecenter
Hohe Kompetenz und Freude bei der Kommunikation mit Kund:innen, verbunden mit einem pragmatischen und lösungsorientierten Umgang mit Problemen
Vertiefte Kenntnisse von Offce-Software und Anwendungen für CRM, Wissens-, Dokumenten- und Aufgabenmanagement
Sehr hohe Eigenverantwortung und intrinsische Motivation
Hohes Maß an Flexibilität und teamorientiertem Arbeiten
Bereitschaft und Willen zur ständigen fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung Mehrjährige (3-7 J.)